Bookit, de principio a fin.

1. El modelo operativo

Bookit organiza la relación entre un estudio y sus miembros. El estudio publica clases, asigna planes, registra pagos recibidos directamente y controla la asistencia. El cliente verifica su teléfono, consulta el horario y reserva con sus créditos.

2. Primer día del estudio

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   Crea la cuenta del dueño

   Registra nombre, email, contraseña robusta, nombre del estudio, URL, zona horaria e idioma. Acepta términos y privacidad.

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   Completa Configuración

   Sube logo y portada, escribe la descripción, añade WhatsApp/Instagram/Maps y define cancelaciones, recordatorios y lista de espera.

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   Crea planes

   Define precio, créditos, periodicidad o vigencia, límites de reserva y si el plan aparece para clientes nuevos.

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   Crea el horario

   Agrega plantillas recurrentes con clase, instructor, día, hora, duración y capacidad. Bookit genera sesiones futuras.

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   Haz una prueba completa

   Invita un cliente de prueba, reserva, haz check-in, confirma el pago y revisa el historial antes de compartir el enlace.

Recomendación: comienza con aprobación manual para primeras reservas. Cambia a automática solo cuando planes, pagos y reglas estén probados.

3. Horario, plantillas y sesiones

Plantilla recurrente

Es la regla semanal: “Reformer básico, lunes 07:00, 50 minutos, 6 lugares”. Activarla genera sesiones dentro del horizonte del calendario. Desactivarla evita nuevas sesiones, sin borrar el historial.

Sesión

Es una ocurrencia específica con fecha. Puedes editar nombre, instructor o capacidad de una sesión sin cambiar toda la serie. Cancelar una sesión devuelve créditos elegibles y notifica cuando existe email.

Capacidad

El cupo disponible resta reservas activas y lugares temporalmente ofrecidos desde lista de espera. Nunca reduzcas capacidad por debajo del roster sin antes reubicar clientes.

4. Clientes, altas e invitaciones

Invitación recomendada

1. Abre Clientes y elige invitar.
2. Captura nombre, teléfono obligatorio y email opcional.
3. Asigna el plan, estado inicial de pago y fecha de inicio.
4. Copia el enlace o abre el mensaje prellenado de WhatsApp.
5. El cliente verifica el mismo teléfono, acepta el plan y crea su acceso.

La invitación impone el plan elegido: el cliente no lo vuelve a seleccionar.

Cliente manual

Recepción puede crear un cliente por nombre y teléfono, asignar plan o bono y reservarlo. Queda como sin reclamar. Cuando esa persona inicia sesión con el mismo teléfono, reclama el mismo perfil y conserva historial y reservas.

Alta pública

Si está habilitada, una persona elige clase y plan público, verifica el teléfono y envía la solicitud. En modo manual no se bloquea cupo ni se otorgan créditos hasta que el dueño aprueba. En automático se crea la membresía pendiente y se usa la tolerancia de una reserva.

5. Planes, membresías y créditos

Configuración de un plan

• Nombre: visible para dueño y cliente.
• Tipo: recurrente o una sola compra.
• Créditos y precio: el precio se expresa en MXN.
• Periodicidad/vigencia: semana o mes para recurrentes; días para bonos.
• Ventanas horarias: restringen a mañana, tarde u horarios específicos.
• Reserva anticipada: máximo de días hacia adelante.
• Reservas activas: evita que una persona ocupe demasiadas clases futuras.
• Público: solo determina si aparece en el alta de clientes nuevos.

Orden de consumo

Bookit usa primero créditos pagados o de cortesía que vencen antes. Si no existen, puede usar la única tolerancia de un periodo pendiente. Cada reserva guarda el periodo que financió el crédito para que cancelar, asistir o marcar no-show sea auditable.

Cambio de plan

El dueño programa el nuevo plan para la siguiente renovación. No cambia fechas, tarifa ni créditos del periodo actual.

Ajustes manuales

El dueño puede sumar o restar créditos con un motivo. Úsalo solo para correcciones o acuerdos reales: el ledger conserva el movimiento.

6. Reservas, roster y asistencia

Reserva del cliente

Bookit valida sesión futura, cupo, membresía activa, periodo, saldo, ventana horaria, anticipación y máximo de reservas. Si todo cumple, consume el crédito y crea la reserva en una operación transaccional.

Reserva manual

En la sesión, el dueño puede buscar o crear cliente, asignar plan/bono si hace falta y agregarlo. El mismo motor aplica saldo y cupo.

Vista de sesión

Es la pantalla de recepción. Muestra capacidad, roster, pagos pendientes y acciones para abrir WhatsApp, cancelar, agregar personas, marcar asistencia o no-show.

Estados

• Reservado: tiene lugar y crédito retenido/consumido.
• Asistió: check-in confirmado; el crédito queda consumido.
• No-show: no llegó; el crédito queda consumido según la operación.
• Cancelado: deja el cupo; el crédito se devuelve solo si la política lo permite.

7. Pagos, renovación y deuda

Bookit no cobra: registra lo que el estudio ya recibió o decidió. Los estados son pendiente, pagado, cortesía, reembolsado y anulado.

Renovación normal

1. Al vencer, los créditos sobrantes expiran y queda un movimiento en el ledger.
2. Se crea el nuevo periodo con los créditos del plan.
3. Empieza pendiente, salvo que se hubiera preparado el cobro anticipado.
4. El cliente puede usar como máximo un crédito.
5. Al marcar pagado, se desbloquea el resto; no se vuelven a sumar créditos.

Cobro anticipado

“Preparar próxima renovación” crea un periodo programado pagado o en cortesía. El periodo actual no cambia. Al vencimiento, el programado se activa con sus fechas y créditos.

Impago prolongado

Si termina un periodo pendiente, los créditos bloqueados vencen, no se genera otra deuda y la membresía se suspende. La deuda sigue visible. El dueño la resuelve como pagada, cortesía o anulada y después inicia un periodo nuevo.

Cancelar al final del periodo

Conserva reservas y créditos actuales. Al vencimiento, expiran los sobrantes y no se crea otro periodo. Puede deshacerse antes del vencimiento.

8. Lista de espera

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   Entrar

   El cliente se agrega sin consumir crédito.

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   Quedar listo

   Cuando se libera cupo, la primera persona elegible por orden de llegada queda lista.

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   Ofrecer

   El estudio pulsa Ofrecer. El cupo se aparta normalmente 30 minutos y se abre WhatsApp prellenado.

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   Aceptar

   Bookit vuelve a validar plan, crédito y capacidad. Solo entonces consume crédito y crea la reserva.

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   Expirar

   Si no acepta, la oferta libera el cupo y avanza la siguiente persona.

9. Manual del cliente

Entrar por invitación

1. Abre el enlace que envió el estudio.
2. Revisa el plan y precio configurados.
3. Verifica el teléfono invitado mediante SMS.
4. Confirma tu nombre, acepta términos y entra.

Primera reserva pública

1. En la página del estudio, elige una clase.
2. Selecciona uno de los planes públicos.
3. Escribe nombre, teléfono y email opcional.
4. Acepta las condiciones y verifica el teléfono.
5. Solicita la clase. El estudio puede aprobarla o Bookit puede confirmarla automáticamente, según la configuración.

Reservar como miembro

En Próximas clases verás cupo y elegibilidad. Toca Reservar. Si está llena, entra a espera. En Mis reservas puedes confirmar asistencia o cancelar conforme a la política.

Entender tu membresía

La pantalla muestra plan, periodo, créditos restantes, estado del pago, próxima renovación y bonos. Para cambiar o cancelar el plan, escribe al estudio; el cliente no modifica planes desde su cuenta.

Pago

Paga directamente al estudio por su método indicado. Si aparece pendiente después de pagar, envía el comprobante al estudio: solo el dueño puede actualizar el estado.

10. Configuración y dashboard

Dashboard

Prioriza lo accionable: clases y ocupación de hoy, ingresos pagados, monto pendiente, miembros que ya usaron tolerancia, renovaciones próximas, cancelaciones programadas, suspendidos, solicitudes nuevas, espera lista y no-shows. Cada tarjeta abre la vista filtrada.

Configuración pública

Logo, portada, descripción y links aparecen en la página pública. Usa únicamente URLs HTTPS y material del que tengas derechos. Las instrucciones de pago se guardan en un documento privado para el dueño.

Automatizaciones

Define anticipación de recordatorios, alerta de pocos créditos, aviso de renovación, política de cancelación, primera reserva manual/automática y minutos de oferta en lista de espera.

Datos y privacidad

Publica el aviso de privacidad del estudio, explica sus finalidades y limita el acceso administrativo. Bookit ofrece su propio aviso de plataforma, pero no sustituye el del estudio.

11. Problemas comunes

12. Glosario

Crédito

Unidad necesaria para aceptar una reserva.

Ledger

Historial inmutable de altas, consumos, devoluciones, vencimientos y ajustes.

Periodo

Semana o mes específico de una membresía recurrente.

Tolerancia

Una reserva permitida mientras el periodo está pendiente de pago.

Roster

Lista de personas reservadas en una sesión.

No-show

Reserva de una persona que no asistió ni canceló conforme a la política.

Sesión

Ocurrencia concreta de una clase en fecha y hora.

Plantilla

Regla recurrente que genera sesiones futuras.